Wat is eigenlijk werkkapitaal?

Werkkapitaal is een verkapt woord voor geld dat vrijkomt op het moment dat jij bezig bent met de productie en verkoop van jouw product of dienst. Je moet dit niet verwarren met het gebruik van een bedrijfsgebouw of machines. Dit zijn de gebruiksvoorwerpen die nodig zijn voor het productie proces. Maar de ingrediënten voor de productie en levering noemen we werkkapitaal. Als we het hebben over werkkapitaal, dan hebben we het over het geld dat verstopt zit in je voorraden, debiteuren en uiteraard je crediteuren.

Een goed of slecht werkkapitaal druk je uit in een financieel kengetal. En dat is super handig voor het bepalen van je koers, maar het is nog beter te begrijpen hoe het nu eigenlijk tot stand komt. Werkkapitaal komt dus voort uit een reeks bedrijfsactiviteiten. Als je die slim benut en inzet, aandacht schenkt, heb je dus invloed op je geld.

Alles wat je aandacht geeft groeit

In het geval van werkkapitaal werkt dit alleen een beetje anders. Dat klinkt gek hè, maar ik leg het je uit. Haak niet af! Ik maak weer even een uitstapje naar de balans.

Werkkapitaal bestaat dus o.a. uit voorraden en debiteuren. Dat zijn beide activa op je balans en vertelt ons waar het geld zit. Het zit dus in voorraad en debiteuren. Maar dat geld komt ergens vandaan. En dat antwoord vinden we op de passiva zijde. Het kan zijn dat jij het geld verkregen hebt door eigen kapitaal en veel winsten maken, maar het is meer waarschijnlijk dat dit geld komt van jouw crediteuren. Je hebt immers voorraad gekocht, dus vermoedelijk is er een rekening te betalen. In het blog over gratis schulden heb je kunnen lezen dat dit voordelen biedt.

Kortom, een goed beheer van je werkkapitaal kan jouw bedrijf geld besparen. En omdat werkkapitaal voortkomt uit bedrijfsactiviteiten, start jouw besparing bij het bestuderen van alle processen die te maken hebben met de productie en verkoop van je product of dienst. Hieronder volgen 4 tips, die direct een besparing kunnen leveren op de hoogte van je werkkapitaal en dus op je geld.

Tip 1. Heb inzicht in je voorraad

Het aanhouden van voorraad op je balans, betekent verstopt geld waar je niet bij kan. En dat is niet handig. Inzicht in de activiteiten die te maken hebben met de hoogte van je voorraad leveren mogelijk de eerste besparing op. Krijg antwoord op vragen als:

  • Waarom ligt je magazijn vol met voorraad? Heb je wel zoveel voorraad nodig?
  • Zijn de schommelingen tussen de aanvoer en verkoop wel eens gemeten? Met een duur woord, je voorraad snelheid.
  • Kan dit misschien anders en beter?
  • Zijn er goede afspraken met de leverancier? Kunnen ze snel en constant leveren, zodat je minder opslagcapaciteit nodig hebt.
  • Maar ook vragen omtrent de snelheid van de productie zijn van belang.

Efficiëntie in jouw bedrijfsprocessen zorgen voor een beter voorraadbeheer, dus besparing van je geld.

ps. ruim je voorraad een keer op. Teveel en oude voorraad vertroebelt het beeld en is helemaal kostbaar.

Tip 2. Zorg voor een goed debiteurenbeheer

Je beheer bestaat uit twee onderdelen. Het debiteurenrisico en de debiteurenadministratie. Want het debiteurenrisico valt helaas nooit voor de volle 100% uit te sluiten. Tenzij je de klant 100% vooruit laat betalen. Dat is alleen niet altijd mogelijk. Om het risico dan toch te verkleinen is het van belang om afspraken vooraf goed geregeld te hebben.

  • Denk aan het maken van algemene voorwaarden, waarin je de betalingstermijn afspreekt.
  • Maar ook hoe je geschillen aanpakt.
  • Je kunt ook denken aan een maximum bedrag aan vorderingen per klant. Bijvoorbeeld door pas een nieuwe opdracht aan te nemen als een openstaande factuur is betaald.
  • Maak het leuk voor je klant om te betalen! Schenk aandacht aan de vormgeving van een factuur. Echt, het werkt.
  • Ook het koppelen van een betaalmiddel helpt met sneller betalen. Hoewel op dit moment onder vuur, bij mij werkt een tikkie zakelijk van ABN Amro heel erg makkelijk.

Een risico kun je gecalculeerd nemen, maar nooit geheel uitsluiten (tenzij je ze verzekert, maar dat is een heel ander verhaal). Je hebt nu eenmaal de debiteur niet onder controle. Wel heb je controle over je eigen debiteurenbeheer en daar valt al veel te haleb. Zorg dat het gehele facturatie proces van A tot Z vlekkeloos en snel verloopt. Op tijd factureren, goed contact met je debiteur of iets sneller aan de bel trekken en aanmanen.

En dan de laatste, maar zeker niet de minste tip! Zorg dat jouw sales mensen, niet zonder jouw toestemming de betaaltermijn aanpast. Soms kan de verkoop net even makkelijker gaan als je de klant belooft dat hij of zij later mag betalen. Wees hier heel zuinig mee! Eenmaal gewend aan deze service, kom je er niet makkelijk van af. En dit kost geld. Niet iedereen is zich daarvan bewust.

Tip 3. Plan het betalen van je rekeningen

Ook jij zal rekeningen moeten betalen. Maar met een goede planning, kun je ook hierop geld besparen.

  • Betaal bijvoorbeeld pas op de laatste dag van de termijn, zo hou je het langst je geld in eigen beheer.
  • Onderhandel bij een grote leverancier over een langere betaaltermijn. Dit is best gebruikelijk en hoef je je niet voor te schamen. Veel leveranciers houden hier zelfs rekening mee! En als je het blog hebt gelezen over gratis schulden (link). Dan weet je dat je hier heel veel geld mee kunt besparen.
  • Maar misschien krijg je wel een hoge korting als je juist sneller betaalt. Ook dat is gebruikelijk. Zeker als de leverancier zelf zit te springen om geld.

De beste strategie hangt af van jouw situatie én de relatie met je leverancier. Beide opties zijn echter wel het onderzoeken waard.

Tip 4. Hou altijd de vinger aan de pols

Zorg er altijd voor dat er voldoende geld is en richt je systemen zo in dat je makkelijk kunt sturen op liquiditeit-een duur woord voor geld. Als je weet wanneer er betaalt moet worden, stuur je op je inkomsten. Zorg dat jouw debiteur eerder betaalt, dan jij je crediteur betaalt. Maak een prognose en stel iedere dag bij als dat nodig is. In mijn tijd als analist heb ik maar al te vaak het argument gehoord dat je de toekomst niet kunt voorspellen. Dat het maken van een prognose dus zonde is van je tijd.

Maar in plaats van je te laten lijden! door de tijd, kun je ook de toekomst naar je hand zetten.

Misschien is dat nog wel de belangrijkste tip.